Maatwerk: een goede incentive begint bij het doel

Incentives zijn een goed middel om de motivatie van het personeel te verhogen of de relatie met klanten en leveranciers te verbeteren. Hoe unieker de reis die aan het einde van een periode verdiend kan worden, hoe harder mensen bereid zijn te werken of hoe meer ze ernaar uitkijken om mee te kunnen.

Voor de reisorganisator wordt het steeds belangrijker om de reis tot in detail op de wensen en doelstellingen van de klant af te stemmen én om de hooggespannen verwachtingen in te lossen.

Ingrid van Delft, senior projectmanager van ATP, The Advanced Travel Partner, vertelt daarom dat ze altijd zelf van tevoren een inspectiereis naar de plaats van bestemming maakt. Negen van de tien keer is daar ook een vertegenwoordiger van de klant bij aanwezig, omdat die de mensen voor wie de beloning bedoeld is nu eenmaal het beste kent. Van Delft: ‘Goede gidsen bijvoorbeeld kunnen een reis maken of breken. Dus daar besteden we heel veel aandacht aan. Als we naar China gaan zoeken we niet alleen iemand die de jaartallen en de tempels uit zijn hoofd kent, maar een gids die het leven ter plaatse kan laten zien en die bijvoorbeeld een bezoek aan zijn schoonmoeder organiseert.’

Doelstellingen klant
Kim Alderden, strategisch accountmanager, vult aan. ‘Het gaat ook om de opbouw van de reis. Bij een incentive naar China, stop je het programma niet gelijk vol na de landing op het vliegveld. Je geeft de mensen eerst wat tijd om bij te komen en dan werk je toe naar een hoogtepunt. De klanten moeten op de een na laatste dag denken dat het nu echt niet leuker meer kan, maar dan proberen we ze toch op de laatste dag nog meer te verrassen.

De reis moet bovendien niet alleen bijzonder zijn, maar vooral ook aansluiten bij de doelstellingen van de klant. Cees de Jongh, verkoopdirecteur van RVS, organisatie op het gebied van verzekeringen, beleggingsproducten en hypotheken, kiest er bijvoorbeeld heel bewust voor om de beste verkopers in de buitendienst samen met hun partner in het zonnetje te zetten. ‘In de buitendienst zijn onze mensen vaak vijf avonden in de week op stap en werken hun partners van huis uit ook mee. Het harde werken heeft dus duidelijk z’n weerslag op het gezin, maar zo’n man kan dan wel tegen zijn vrouw zeggen dat ze straks mee kan op een fantastische reis naar China als hij de hoogste doelstellingen haalt. Het is voor ons een manier om de bijdrage van de partner te erkennen.’

Onvergetelijke ervaringen
Een goede incentive levert onvergetelijke ervaringen op. Een bedrijf dat de werknemers al over de hele wereld had meegenomen, koos voor een soort survival tocht door de jungle van Suriname met als een van de hoogtepunten een potje voetbal tegen de plaatselijke bewoners, met wie ze na afloop ook iets gingen drinken. Het mooie van zo’n ontmoeting in Suriname is dat je in een totaal andere wereld komt, waarbij je je wel kan redden met je eigen taal. Alles bij elkaar een zeer intensieve ervaring die de teamgeest sterk ten goede kwam.

Een ander bedrijf gaf de voorkeur aan een Spartaans verblijf in een klooster in het zuiden van Spanje. Alderden: ‘Daar werden meditatielessen gegeven en was het doel dat iedereen zou ontdekken hoe hij in het leven staat. Het programma werd afgesloten met een groot Spaans feest in een dorpje. Alle deelnemers sliepen in huis bij de plaatselijke bevolking en waren de laatste dag druk met de toebereidselen van het feest.’

Sprookje van 1001 nacht
Moderne incentives bieden een combinatie van avontuur, groepsgevoel, cultuur en een hoge klantgerichtheid. De reis op zich is niet het doel, het gaat erom dat de doelstelling van de klant wordt gehaald. Van Delft: ‘We hebben al verschillende keren een reis naar Marrakech georganiseerd. Onderdeel van die reis is een nacht in een berberkamp. Het is daar onder de sterren net een sprookje van 1001 nacht dankzij de lokale drummers en de bevolking die met grote schalen met fruit rondgaat.

Je blijft dan heel lang buiten en als dan de ochtend gloort, blijkt er ineens een meer op te lichten. De dag daarna maak je dan een tocht op de kameel naar een oase en ga je thee drinken bij de dorpsoudste. Alles bij elkaar is het bijna een tocht naar de Middeleeuwen, maar wel een hele pure ervaring.’

11 Stappen
Hoe plezierig en gezellig een incentive ook kan zijn, als het goed is rust hij op minimaal tien solide pijlers.

1 Party partners; samen kiezen na gedegen advies

2 Weet wat je wilt; omschrijf je doelstellingen helder

3 Ken je kornuiten; weet wat je doelgroep aanspreekt

4 Meten is weten; bepaal de criteria waarop je beloont

5 Tease to please; begin tijdig met (voor)aankondigingen

6 Met eigen ogen; laat de klant de bestemming zelf ervaren

7 Check & re-check; zorg dat namen, feiten en tijden kloppen

8 Uitnodigen!; maak goed duidelijk wat er te gebeuren staat

9 De stille kracht; een goede gastheer(vrouw) is onzichtbaar

10 Nagenieten mag! houdt de herinneringen - samen - levend

11 Lesje geleerd; kijk kritisch naar functies en functioneren