Tips & Tricks: voor een beter leven 'on the road'

Met een 'prettige vakantie' als laatste groet van de collega’s op kantoor begint de lange reis naar klant of verre vestiging. Terwijl de achterblijvers denken aan vijfsterrenhotels met uitgebreide wellness-voorzieningen, worstelt u met de vraag hoe het complete programma in drie dagen moet worden gepropt. Tips & tricks maakt het leven uit de koffer een stuk aangenamer. Upgrade please!

Business voor dezelfde prijs

Plan een vergadering of bijeenkomst niet aan de hand van uw agenda, maar aan die van de airline of andere vervoerder. Wie dat voor elkaar krijgt, vliegt voor bijna hetzelfde tarief business in plaats van economy naar New York. Het is ook handig om nieuwe aanbieders in de gaten te houden. Nieuwkomers proberen nog wel eens marktaandeel te halen met aantrekkelijke tarieven

Inpakken: minder is meer

Ja hoor, dat weten we natuurlijk al lang. Toch loont het de moeite om even de site www.onebag.com te checken. Op deze site delen ervaren reizigers hun ervaringen met bijvoorbeeld nieuwe koffers en tassen. Toch handig als je net een nieuwe moet aanschaffen. En voor iedereen die nog niet gewend is om vanuit een koffer te leven: er worden handige tips gegeven en je kunt bijvoorbeeld ook een paklijst downloaden.

Online inchecken

Benut alle mogelijkheden die airlines, spoorwegen, autoverhuurders en hotels u bieden. Thuis inchecken, plaats kiezen en boardingkaart printen bespaart enorm veel tijd en datzelfde geldt voor de autohuur. Bedrijven als Avis en Herz bieden deelnemers aan hun clubprogramma’s ook de mogelijkheid om wachtrijen op luchthavens te ontlopen. Dat kan het eventuele prijsverschil met andere aanbieders dubbel en dwars waard zijn. Dat geldt zeker voor reizigers die vaak huren omdat er dan meer voordelen in het verschiet liggen.

Neem de trein?

Ach, we zijn allemaal gewoontedieren. Of gewoon gehecht aan het pluche van de nieuwe leaseauto. Maar zeker tussen de centra van grote steden is de trein vaak sneller en kunt u aan boord nog werken ook. Ook internationaal is de trein een geduchte concurrent geworden van auto en zelfs het vliegtuig. Eurostar boekt inmiddels succes tussen Londen en Parijs, ICE bedient de Duitse steden vlugger dan de Autobahn en Nederland draait na alle kritiek voorzichtig warm voor de HSL. Niks lowcost opgevouwen in een 737, maar voor dezelfde prijs eersteklas over het spoor. Trein vs Auto: bekijk de reistijden

Lekker loungen

Heeft u geen gouden of platina Frequent Flyer kaart? Dan hoeft u de businesslounges echt niet te missen. De aanschaf van een Diners Club creditkaart (à € 89 per jaar) is voldoende om onbeperkt toegang te krijgen tot de salons op 65 wereldwijde luchthavens.

Ook die op Schiphol, Zaventem en Düsseldorf Airport. Daarbij moeten we wel aantekenen dat de Frequent Flyer kaarten van airlines behalve toegang tot lounges, ook andere voordelen bieden zoals voorrang bij reserveren, inchecken en instappen. Een kwestie van zorgvuldig afwegen en kiezen dus.

Upgrade please!

Uiteraard beter binnen bereik voor frequent flyers, trouwe hotelklanten en vaste autohuurders. Maar dat betekent niet dat de economy passagier lijdzaam moet afwachten. Soms is de economy overboekt en kunnen er mensen naar de business class worden doorgeschoven. Een vriendelijk verzoek kan nooit kwaad. Volgens ervaren zakenreizigers loont het bovendien als je de customer relations manager van kleinere luchthavens en hotels kent. Zeker als je er vaak komt. En laat je vooral niet foppen bij de autoverhuurder. Accepteer zijn of haar upgrade voorstel nooit zonder te onderhandelen over de prijs. Soms hebben ze gewoon geen auto’s meer in de bestelde categorie en staat er al een luxueuzere versie klaar.

Rust aan boord

De verleiding is groot om tijdens die lange vlucht nog even die laatste nieuwe film mee te pikken. En dat gesprek met uw nieuwe beste vriend naast u kan soms ook erg onderhoudend zijn. Maar bedenk dat u het allemaal betreurt zodra u aankomt en vermoeid richting vergadering reist. Geen business class deze keer? Neem het setje van vorige keer mee: warme sokken, masker voor de ogen, propjes in de oren en een tandenborsteltje voor een frisse start van de ochtend.

Auto in de stad

Uw huurauto op de luchthaven in ontvangst nemen is prettig. Bedenk wel dat u vanwege de ‘airport concession fees’ gemiddeld twintig procent meer betaalt. Iets dat overigens geldt over de gehele huurperiode. Een korte trip naar de stad om daar bij dezelfde verhuurder de auto op te halen biedt vaak een aantrekkelijk prijsvoordeel. En gezien de drukte op de airportbalies kost het soms amper meer tijd. Bijkomend detail, het inleveren van de wagen op de airport is kosteloos toegestaan.

Hotel boeken via internet

De tijden dat u voor de beste hoteldeal naar een lastminute site moest, zijn definitief voorbij. Om te beginnen loopt u het gevaar dat de site ‘no room available’ geeft, terwijl er toch plaats is. De aanbieder is dan door de voorraad goedkoop ingekochte kamers heen en probeert u naar een ‘goed alternatief’ in de buurt te loodsen. Niet meteen doen, eerst een andere site checken. Best kans dat daar nog wel een kamer in uw favoriete hotel te vinden is.

Bovendien zijn veel grote hotelketens zich inmiddels bewust van de kansen die internet biedt. Ze vinden het wel zo prettig om zoveel mogelijk inkomsten zelf binnen te halen. Als klant kunt u daarvan op verschillende manieren profiteren. Sommige hotels bieden een prijsgarantie, andere proberen u te verleiden met gratis upgrades naar executive floors, ontbijt of een limo-service. Bijkomend voordeel is dat je bij veel hotels kosteloos de datum kunt wisselen of kunt annuleren. Kijk altijd naar de voorwaarden.

De keiharde concurrentie in New York heeft de afgelopen jaren onder meer gezorgd voor express check-in bij het Waldorf, gratis wireless internet in The Gansevoort en handsfree bellen vanuit bad in The Four Seasons. En recent hebben Radisson SAS en HolidayInn gratis internet geïntroduceerd met een homepage die de gast allerlei handige informatie biedt voor het verblijf in de stad. Dit systeem zal over de hele keten worden uitgerold.

Wie maximaal rendement uit het reisbudget wil halen, moet zeker ook de grote gespecialiseerde zakenreisbureaus niet vergeten. Deze moeten voor u het beste tarief kunnen vinden en kunnen door hun inkoopkracht bovendien vaak fikse kortingen bedingen. De vraag is alleen of die korting naar de klant gaat of naar de winstcijfers van het reisbureau. Zelf met een gezond wantrouwen even het web checken, kan beslist geen kwaad.

Vergeet het kleine zusje niet

Boek tijdens uw volgende reis eens een goed driesterren hotel. Daar waar de grote bekende ketens werkelijk alles optioneel aanbieden, bieden hun kleinere zusterhotels opmerkelijk veel waar voor hun geld. Vaak zijn een warm ontbijtbuffet en (heel aantrekkelijk) gratis internet inclusief. Goed voor een gemiddelde besparing van €50 per overnachting. Geld dat u misschien goed kunt gebruiken voor extra beenruimte in vliegtuig of trein..

Naar buiten!

Helemaal kapot na een lange dag werken in de vreemde stad en u wilt niets anders meer dan op bed liggen en tv kijken. Het lijkt ontspannend, maar geestelijk knapt u meer op van een rondje joggen door de stad of voor de minder sportievelingen, een stevige wandeling in de buitenlucht. Het is bovendien erg inspirerend om niet in het hotel te ontbijten, maar in een koffieshop om de hoek. Steeds meer shops bieden bovendien gratis internet aan om klanten te winnen. Op sites zoals www.wififreespot.com zijn deze adressen te vinden.